Règlement général sur la protection des données du Guest Club

Pour visualiser la version PDF, cliquez ici.

Mise à jour du 14/02/2019 – version 19.1

 

A partir des renseignements qui sont demandés à nos Clients, Bénéficiaires effectifs ou Prestataires affiliés, Natixis Intertitres en sa qualité de responsable de traitement, collecte et traite des informations identifiant des personnes physiques et pouvant concerner leur vie privée comme leur vie professionnelle (par exemple : le nom, la date de naissance, les coordonnées personnelles ou professionnelles, profession
etc.).

Ces informations sont ci-après dénommées ‘Données à Caractère Personnel’ ou ‘Données’.

La protection des Données est essentielle pour construire, avec nos clients, une relation d’affaires de confiance.

Dans ce but, Natixis Intertitres veille en permanence au respect des règles légales1 sur la protection des Données à caractère Personnel et entend assurer une gouvernance responsable de ses fichiers informatiques ainsi que la plus grande transparence sur les traitements de Données qu’elle opère.
 

Natixis Intertitres a désigné un Délégué à la Protection des Données Personnelles (ou DPO). Il veille à ce que les traitements des Données à caractère personnel mis en œuvre par Natixis Intertitres respectent la règlementation applicable.

Cette notice d’information vous est destinée en tant que personne physique concernée par les traitements de données opérés par Natixis Intertitres. Elle explique pourquoi Natixis Intertitres a besoin de collecter vos Données, comment vos Données seront utilisées et protégées, combien de temps elles seront conservées et les droits dont vous disposez.

Définitions

Les termes utilisés dans la présente notice dont la première lettre figure en majuscule auront la signification suivante :

  • Bénéficiaires : Désigne les personnes physiques, auxquelles a été attribué un support prépayé permettant l’utilisation des Titres Spéciaux de Paiement.
  • Client : Désigne les personnes ayant conclu un contrat avec Natixis Intertitres aux fins d’attribuer aux Bénéficiaires un support prépayé permettant l’utilisation des Titres Spéciaux de Paiement.
  • Contrat : Désigne l’ensemble contractuel liant Natixis Intertitres, avec selon le cas, le Client, le Bénéficiaire, le Prestataire affilié.
  • Prestataire affilié : Désigne les personnes, membres du réseau affilié de Natixis Intertitres, acceptant en paiement les Titres Spéciaux de paiement.

Qui sont les personnes dont les Données sont collectées ?

  • Les Bénéficiaires
  • Les personnes physiques, préposés ou représentants légaux du Client ou du Prestataire affilié.

Quelles Données Natixis Intertitres utilise-t-elle et d’où viennent-elles ?

Natixis Intertitres collecte et utilise les Données strictement nécessaires à ses activités et aux finalités définies dans cette notice d’information.

Pour connaître les catégories de Données utilisées et leurs sources, veuillez-vous reporter en annexe 1.

A quelles fins et sur quels fondements vos Données sont-elles collectées et utilisées ?
Dans le cadre de notre relation, Natixis Intertitres a besoin de recueillir vos Données pour les finalités décrites ci-dessous et sur la base des fondements suivants :

  • Exécuter le Contrat relatif aux Titres Spéciaux de Paiement souscrit par le Client ou le Prestataire affilié (et dont vous êtes Bénéficiaire effectif, personne physique préposé ou représentant légal du Client ou du Prestataire affilié) :

Il s’agit pour Natixis Intertitres d’assurer :
- L’émission des Titres Spéciaux de Paiement ;
- Le paiement et la compensation des Titres Spéciaux de Paiement ;
- La gestion de la relation avec le Bénéficiaire, le Client ou le Prestataire affilié.

A défaut de pouvoir recueillir et traiter vos Données, Natixis Intertitres ne sera pas en mesure de
conclure ou d’exécuter le contrat qui nous lie à nos clients.

  • Répondre à nos obligations légales et réglementaires

Natixis Intertitres doit recueillir vos Données afin de répondre à ses obligations légales résultant du code du travail ou du code de la sécurité sociale, ou à ses obligations déclaratives ou demandes officielles émanant de toute autorité publique ou judiciaire compétente.

A défaut, Natixis Intertitres ne sera pas en mesure de poursuivre sa relation d’affaires avec ses clients.

  • L’Intérêt légitime de Natixis Intertitres à utiliser vos Données

Natixis Intertitres peut invoquer son « intérêt légitime » à traiter vos Données en particulier lorsqu’elle se trouve face à des situations qui peuvent présenter des risques sur son activité, doit défendre ses droits ou développer ses produits ou services, incluant :

- Assurer la sécurité de ses systèmes d’informations,
- Défense de ses droits,
- Prévention de la fraude, la gestion des incivilités et du risque,
- Gérer sa relation Clients, Prestataires affiliés et prospects,
- Améliorer ses produits et services, proposition de services adaptés et personnalisés.

Plus particulièrement vis-à-vis de nos Clients :

- Personnaliser nos offres via une segmentation et un ciblage de nos Clients et prospects,
- Animation commerciale et communication marketing auprès de nos Clients,
- Opération de parrainage auprès de nos Clients et prospects,
- Enquête et mesures de satisfaction de nos Clients.

  • Finalités soumises à votre consentement

Natixis Intertitres entend soumettre certains traitements de vos Données au recueil de votre consentement. Dans ces cas, vous serez sollicité pour consentir, de manière explicite, à la collecte et au traitement de vos Données pour des finalités spécifiques.

Par exemple, toute prospection commerciale à destination d’un Bénéficiaire, ou d’une personne physique, préposé ou représentant légal du Client ou du Prestataire affilié sera soumise à son consentement préalable, s’il n’est pas client de Natixis Intertitres, ou s’il est client de Natixis Intertitres, mais que la prospection porte sur des produits qui ne sont pas analogues à ceux qu’il a déjà acquis.

Les opérations promotionnelles et de fidélisation pour les Bénéficiaires font également l’objet d’un
consentement spécifique.

Pour une description des finalités d’utilisation de vos Données, veuillez-vous reporter à l’annexe 2.

  • Cookies et autres traceurs

On entend par Cookies ou autres traceurs, les traceurs déposés et lus par exemple lors de la consultation d’un site internet, de la lecture d’un courrier électronique, de l’installation ou de l’utilisation d’un logiciel ou d’une application mobile.

Lors de vos visites sur l’un des sites de Natixis Intertitres, des cookies et des traceurs peuvent être installés sur votre équipement (ordinateurs, smartphones, tablettes numériques, etc.).

La politique Cookies mise en œuvre par Natixis Intertitres est consultable sur chacun de ses sites, dans la rubrique Cookies de ses mentions légales ou en pied de page.

Qui a accès à vos Données ?

Natixis Intertitres prend toutes les mesures nécessaires pour garantir la sécurité des Données qu’elle a collectées mais aussi leur confidentialité, c’est-à-dire s’assurer que seules les personnes autorisées y accèdent.

Seules les personnes habilitées en raison de leurs activités au sein des services compétents de Natixis Intertitres, en charge des traitements correspondants, ont accès à vos Données dans la limite de leurs habilitations.

De même, les sociétés du groupe BPCE (filiales et succursales), nos prestataires et partenaires peuvent avoir accès à vos Données en tant que de besoin et de manière sécurisée dans le cadre de l’exécution de leur prestation ou de notre collaboration.

Certaines autorités se verront également communiquer vos Données, conformément à la loi et la
réglementation applicables.

Dans les circonstances définies ci-dessus, Natixis Intertitres peut être amenée à transférer (communiquer ou rendre accessible) vos Données dans un autre pays au sein ou hors de l’Union Européenne.

Pour connaître les catégories de destinataires de vos Données, les éventuels transferts hors Union Européenne et leurs garanties juridiques d’encadrement, veuillez vous reporter à l’annexe 3.

Combien de temps sont conservées vos Données ?

Une fois les finalités de traitement des Données atteintes, et en tenant compte des éventuelles obligations à conserver certaines Données, Natixis Intertitres ne conserve plus vos Données.

La durée de conservation est variable et dépend de la nature des données et des finalités poursuivies.

Pour connaître les durées de conservation de vos Données, veuillez-vous reporter à l’annexe 2.

Quels sont vos droits sur vos Données ?

Dans les limites et conditions autorisées par la réglementation en vigueur, vous pouvez :

- Accéder à l’ensemble de vos Données,
- Rectifier, mettre à jour et effacer vos Données, sous réserve de motifs légitimes,
- Vous opposer au traitement de vos Données pour motifs légitimes et au traitement de vos Données à des fins de prospection sans aucun motif,
- Demander la portabilité de vos Données, pour les traitements reposant sur votre consentement ou sur l’exécution d’un contrat conclu ou à conclure,
- Demander une limitation des traitements que nous opérons relatifs à vos Données,
- Retirer votre consentement à tout moment (pour tout traitement soumis à votre consentement),
- Introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle compétente, à savoir celle du pays
de l’Espace Economique Européen dans lequel se trouve votre résidence habituelle, ou votre lieu
de travail ou le lieu où la violation présumée de la réglementation aurait été commise (en France, la CNIL : www.cnil.fr).

En outre, vous avez la possibilité de nous communiquer des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos Données après votre décès, lesquelles directives peuvent être enregistrées également auprès « d’un tiers de confiance numérique certifié ». Ces directives, ou sorte de « testament numérique », peuvent désigner une personne chargée de leur exécution ; à défaut, vos héritiers seront désignés.

Comment exercer vos droits ?
Pour exercer vos droits, merci de contacter notre Délégué à la Protection Des Données par courrier électronique ou postal en indiquant, nom, prénom, coordonnées de contact et en fournissant une copie de votre pièce d’identité.

Adresse postale Courriel
Natixis Intertitres, 5 avenue de la Liberté,
94220 Charenton-le-Pont
dpo-intertitres@natixis.com


Pour les communications électroniques à des fins de prospection :

Un lien de désinscription (pour les courriels) ou un numéro de désabonnement (pour les SMS/MMS) figure par ailleurs sur chaque communication électronique que Natixis Intertitres vous envoie.

 

ANNEXE 1 - Quelles Données Natixis utilise-t-elle et d’où viennent-elles ?

Natixis Intertitres collecte et utilise les Données strictement nécessaires à ses activités et aux finalités définies dans cette notice d’information.

Natixis Intertitres ne traite pas de Données en lien avec l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses, philosophiques ou l’appartenance syndicale, des données génétiques, biométriques ou concernant la santé, la vie ou l’orientation sexuelle, relatives aux condamnations pénales et aux infractions, sauf si nécessaire et requis ou permis par la législation applicable.

DISPOSITIONS APPLICABLES AUX BENEFICIAIRES

Catégories de Données utilisées :
- Données d’identification (ex. Etat civil, date de naissance, genre, adresse, etc.),
- Données de contact (ex. adresse postale, email, téléphone, etc.),
- Données sur la vie professionnelle (ex. profession, nom de l’employeur, etc.),
- Informations d’ordre économique et financier (ex. situation financière des supports prépayés,
etc.),
- Données de connexion (ex. adresse IP, logs, etc.),
- Données relatives à vos habitudes et préférences, en lien avec l’utilisation de nos produits et
services et résultant de nos interactions (sites web, applications, discussions, etc.).

Source des Données :
Les Données utilisées par Natixis Intertitres ont été fournies directement par vous Bénéficiaire (ex : via un formulaire de collecte sur internet) ou ont été obtenues indirectement via notre Client, votre employeur.

DISPOSITIONS APPLICABLES AUX CONTACTS CLIENTS, PRESTATAIRES AFFILIES, PROSPECTS

Catégories de Données utilisées:
- Données d’identification (ex. Etat civil, date de naissance, genre, adresse, etc.),
- Données de contact (ex. adresse postale, email, téléphone, etc.),
- Données sur la vie professionnelle (ex. profession, nom de l’employeur, etc.),
- Informations d’ordre économique et financier (ex. situation financière, situation fiscale, numéro
fiscal, virements etc.),
- Données de connexion (ex. adresse IP, logs, etc.),
- Données relatives à vos habitudes et préférences, en lien avec l’utilisation de nos produits et
services et résultant de nos interactions (sites web, applications, discussions, etc.).

Source des Données :

Les Données utilisées par Natixis Intertitres ont été fournies directement par vous ou ont été obtenues indirectement via nos clients entreprises et institutionnels, nos partenaires ou encore de sources publiques.

Collecte directe : Données fournies consciemment par vous (ex. via un questionnaire ou par oral),

Collecte indirecte : Données obtenues via le réseau des Banques Populaires et des Caisses d’Epargne ; Données obtenues via nos prestataires de services.
 

ANNEXE 2 - Description des finalités d’utilisation des Données et durées de conservation
 

Finalités d’utilisation des Données Durée de conservation Durée de conservation
  Titres-restaurant (Chèque de Table®, chèque Apetiz, Apetiz) CESU-préfinancé (CESU Domalin®, e-CESU...)
Gestion des Titres Spéciaux de
Paiement :

Emission des Titres Spéciaux de Paiement
(saisie et réception des commandes,
traitements et fabrication), Paiement et
compensation de ces Titres.
Pendant la durée du Contrat
avec le Client et pendant 6
ans à partir la fin de la relation
commerciale.1
Pendant la durée du Contrat avec le Client et 10 ans audelà de l’année en cours si le Bénéficiaire devient inactif.1
Gestion de la relation avec le Bénéficiaire :    
> Campagne de communication par email, programme de fidélisation des Bénéficiaires dans le cadre du Guest Club Pendant la durée de la relation avec le Bénéficiaire, membre du Guest Club. Pendant la durée de la relation avec le Bénéficiaire, membre du Guest Club.
> Gestion des demandes et des incidents Pendant la durée de la relation commerciale avec le client et 3 ans au-delà. Pendant la durée de la relation commerciale avec le client et 3 ans au-delà.
Gestion des TSP par le Bénéficiaire : Consultations et soldes des opérations via application, gestion de la carte -échange-, stockage des préférences d’utilisation Pendant la durée du Contrat avec le Client. Pendant la durée du Contrat avec le Client.
Gestion de la relation B to B avec le Client ou le Prestataire affilié :    
> Campagne de notifications et d’emails Pendant la durée du Contrat et 3 ans à compter de la fin de la relation commerciale. Pendant la durée du Contrat et 3 ans à compter de la fin de la relation commerciale.
> Gestion des demandes et des incidents

- Pour le client : Pendant la durée du Contrat et 3 ans à compter de la fin de la relation commerciale.
- Pour le prospect : 1 an après le dernier échange à l’initiative du contact.

- Pour le client : Pendant la durée du Contrat et 3 ans à compter de la fin de la relation commerciale.
- Pour le prospect : 1 an après le dernier échange à l’initiative du contact.

> Prospection - Contact issu d’un fichier de prospection : 3 ans après le dernier échange à l’initiative du contact ;
- Contact issu d’un formulaire de contact ou d’un appel entrant : 1 an après le dernier échange à l’initiative du contact.
- Contact issu d’un fichier de prospection : 3 ans après le dernier échange à l’initiative du contact ;
- Contact issu d’un formulaire de contact ou d’un appel entrant : 1 an après le dernier échange à l’initiative du contact.
Conservation des adresses IP, Cookies 6 mois 6 mois

 

ANNEXE 3 - Catégories de destinataires de vos Données et Transferts hors Union
Européenne


Vos Données peuvent être transmises ou accessibles :
- Au Client, votre employeur dans le cadre de l’exécution du Contrat ;
- A Natixis Payment Solution en vue de l’exécution du Contrat ;
- A nos prestataires en vue de l’exécution du Contrat (notamment fabrication et livraison des Titres Spéciaux de Paiement) ;
- Aux autorités fiscales, financières, administratives ou judiciaires compétentes en France et à
l’international,
- Certaines professions règlementées (avocats, notaires, auditeurs) en France et à l’international,
- L’Inspection Générale de BPCE et Natixis.
- S’agissant des CESU préfinancés, les Données sont transmises à l’ACOSS et au GIE CRCESU, conformément à la règlementation applicable,
- S’agissant des Chèque de Table® et des chèques Apetiz, les données sont transmises à la CRT, en vue de leur remboursement.

Transfert de Données hors Union Européenne

A destination d’un pays de l’Espace Economique Européen (EEE)

En cas de transferts internationaux depuis un pays de l’EEE vers un pays n’appartenant pas l’EEE, mais pour lequel la Commission Européenne a reconnu ce pays comme fournissant un niveau juridique de protection des Données adéquate au regard de la législation européenne (ex. Suisse, Canada), vos Données seront transférées sur la base de cette décision d’adéquation.

A destination d’un pays n’appartenant pas à l’Espace Economique Européen (EEE)

Pour les transferts vers des pays n’appartenant pas l’EEE et dont le niveau juridique de protection des Données n’a pas été reconnu comme adéquat (ex. Inde, Chine, Etats-Unis), Natixis Intertitres fondera son transfert :

- sur une des garanties juridiques et contraignantes prévues par la règlementation :

  • La signature de clauses contractuelles type approuvées par la Commission Européenne, avec le destinataire de vos Données garantissant la protection de vos Données,
  • Les règles d’entreprises contraignantes applicables par nos prestataires destinataires et garantissant la protection de vos Données,

- ou sur une des dérogations applicables à la situation particulière du transfert :

  • Le transfert de Données vers la banque destinataire est nécessaire pour réaliser un paiement international (transfert nécessaire pour exécuter le contrat),
  • Le transfert de Données vers des autorités conformément à nos obligations légales et règlementaires (transfert nécessaire à la sauvegarde de l’intérêt public).

En l’occurrence, seules font l’objet d’un transfert à destination d’un pays n’appartenant pas à l’Espace Economique Européen (EEE), les données suivantes :

  • Données concernées : Données échangées dans le cadre de la gestion de la relation
  • Client, Bénéficiaire, Prestataire affilié ;
  • Pays de transfert : Etats-Unis
  • Garantie juridique : Application à notre prestataire destinataire des Règles d’Entreprises
  • Contraignantes (BCR 024) garantissant la protection des Données.

1_le Règlement général sur la protection des Données 2016/679 du 27 avril 2016 et la loi Informatique et libertés 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée

Natixis Intertitres – Téléphone : +33 1 58 19 43 34 – Télécopie : +33 1 58 19 45 40
Société anonyme au capital de 380 800 euros – SIREN 718 503 386 RCS Paris - Siège Social : 30 avenue Pierre Mendes France – 75013 Paris